Benvenuto, ecco la tua scrivania. E poi?

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di Michele D’Agnolo e Giorgia Tentor

Il primo incontro con un datore di lavoro solitamente resta impresso nella memoria di tutti. Per non parlare del primo giorno di un nuovo lavoro: nuovo tragitto, nuovi ambienti, nuovi colleghi, nuove routine da acquisire, spesso nuove competenze da formare. È un’esperienza che resta impressa nella memoria, come le immagini su di una pellicola fotografica, e le prime impressioni, per effetto primacy, pongono le basi attorno alle quali si costruiscono tutte le altre esperienze.

Eppure, nonostante la rilevanza e l’impatto delle fasi iniziali sul rapporto lavorativo, quello dell’onboarding è un processo che negli studi professionali viene spesso trascurato o ritenuto marginale.

Il termine deriva dalla cultura aziendale americana degli anni ’70 e ’80, quando l’attenzione alla gestione delle risorse umane iniziò a svilupparsi e ad acquisire un’importanza strategica per la crescita delle aziende. Come molti termini e concetti coniati nel contesto anglosassone, anche in questo caso si incontrano difficoltà nella sua traduzione. Cercando il termine sul dizionario si troverà “procedura di inserimento di un neoassunto”, oppure talvolta semplicemente “inserimento”. In altre parole, lo si rende con una parafrasi oppure con una semplificazione, evidenziando quanto questo concetto sia stato importato tout court e poco sia stato fatto proprio dalla cultura aziendale e professionale italiana.

Onboarding, parola composta da on e board, contiene delle sfumature molto più fini, evocando l'immagine navale di salire a bordo di un viaggio collettivo, sottolineando un senso di aggregazione e integrazione che è essenziale per avviare un percorso lavorativo insieme. Organizzare in modo adeguato questo processo è fondamentale: ricerche dimostrano che le aziende con strategie di onboarding ben strutturate riescono a trattenere il 91% dei nuovi assunti dopo un anno, rispetto al 30% nelle aziende senza un processo di onboarding efficace.

L'inserimento di nuovi dipendenti è un processo cruciale per garantire una transizione fluida e un'integrazione efficace delle nuove risorse nel team, ed inizia ben prima dell’arrivo fisico della persona in studio. Questo processo, infatti, coinvolge il pre-contatto, l'accoglienza, l'integrazione e l'adattamento del nuovo dipendente alla cultura aziendale e alle dinamiche del team.

La fase di pre-onboarding comprende la preparazione della documentazione e delle informazioni necessarie per ridurre il senso di disorientamento che spesso accompagna i primi giorni di lavoro. Inviare una e-mail di benvenuto alcuni giorni prima dell’effettivo inizio in studio, assieme ad un vademecum con indicazioni precise su orari, luoghi e contatti di riferimento è un buon punto di partenza. Allo stesso modo, organizzare in anticipo la postazione di lavoro, con computer, badge e accesso ai software aziendali, fa sentire il nuovo arrivato atteso e benvenuto. Questi piccoli accorgimenti dimostrano attenzione e cura, creando un’impressione positiva dell’ambiente di lavoro fin dal primo giorno.

Quando arriva il primo giorno di lavoro, l'accoglienza deve essere calda e ben organizzata. Assegnare un mentore o tutor che possa guidare il nuovo dipendente nelle prime settimane è una strategia efficace per facilitare l'integrazione. Il tutor, spesso un collega esperto, può offrire supporto pratico e consigli utili, aiutando il nuovo arrivato a navigare nelle complessità delle dinamiche di studio. Creare un'agenda personalizzata delle attività per i primi giorni, includendo riunioni, momenti di formazione e opportunità di conoscenza con il team, è fondamentale per dare struttura e chiarezza al nuovo dipendente. Fornire materiale informativo sulle politiche aziendali, le procedure e le pratiche dello studio aiuta a ridurre l'incertezza e a chiarire le aspettative. Questa fase di formazione specifica per il ruolo assicura che il nuovo dipendente comprenda appieno le sue responsabilità e gli standard operativi dello studio.

Un altro aspetto cruciale dell'onboarding è la socializzazione. Organizzare momenti di convivialità, come pranzi di gruppo o attività di team building, aiuta il nuovo dipendente a sentirsi parte del team. La costruzione di relazioni positive con colleghi e superiori è essenziale per creare un ambiente di lavoro collaborativo e armonioso. Un ambiente di lavoro accogliente e positivo non solo facilita l'integrazione, ma può anche migliorare la qualità delle relazioni interpersonali, riducendo il turnover del personale e aumentando la fidelizzazione. Alcune ricerche in effetti dimostrano che la qualità delle relazioni sul posto di lavoro è uno dei fattori principali che influenzano la soddisfazione lavorativa e la decisione di rimanere in un'organizzazione.

Ma l'onboarding non si esaurisce nei primi giorni o settimane. È importante che il responsabile delle risorse umane continui a monitorare l'andamento del nuovo dipendente a medio e lungo termine. Organizzare incontri regolari per discutere dei progressi, delle eventuali difficoltà e delle aspettative iniziali può fornire preziosi spunti per migliorare il processo e garantire che il nuovo dipendente si senta supportato. Questi incontri permettono di individuare tempestivamente eventuali problemi o preoccupazioni e di intervenire in modo appropriato. Offrire opportunità di formazione continua e sviluppo delle competenze mantiene alta la motivazione e l'engagement del dipendente, favorendo una crescita professionale costante.

Inoltre, il feedback continuo è fondamentale. Chiedere al nuovo dipendente di esprimere le proprie impressioni sul processo di onboarding e sul suo ruolo può fornire preziose informazioni per migliorare ulteriormente il sistema di integrazione. Il feedback bidirezionale non solo aiuta il dipendente a sentirsi ascoltato e valorizzato, ma permette anche allo studio di adattare e perfezionare le proprie strategie di onboarding.

Investire tempo e risorse in un processo di onboarding ben strutturato non è solo un vantaggio per il nuovo dipendente, ma anche un guadagno per l'intero studio. Un buon onboarding porta a un ambiente di lavoro più armonioso, a una maggiore produttività e a una riduzione dei costi legati al turnover. In un contesto come quello degli studi di commercialisti, dove la precisione e l'affidabilità sono fondamentali, assicurarsi che ogni nuovo dipendente si senta accolto, supportato e valorizzato fin dal primo giorno è essenziale per il successo a lungo termine dello studio.

L'onboarding non è dunque un processo che può essere improvvisato. Richiede una pianificazione attenta e una strategia ben definita, attraverso per esempio la realizzazione di una apposita procedura scritta di onboarding, per assicurare che il nuovo dipendente si integri rapidamente e contribuisca in modo significativo alla costruzione di un team forte e coeso, pronto a affrontare le sfide professionali con competenza e fiducia.

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