Ci siamo! Dal prossimo mese di luglio, se non ci saranno rinvii, per le fatture elettroniche sia emesse che ricevute anche la conservazione elettronica diverrà obbligatoria e, per favorire il debutto, l’Agenzia delle entrate ha deciso di fornire un servizio pubblico di conservazione digitale anche con i propri server. Alla stregua, quindi, di quanto già avviene in ambito sanitario, ove i cittadini possono usufruire di prestazioni assistite dal SSN, anche il Fisco ha deciso di istituire di una sorta di mutua digitale la quale, peraltro, non prevede alcun pagamento di ticket. Solo nei prossimi mesi, però, scopriremo se il servizio pubblico risulterà davvero adeguato per funzionalità ed efficienza o se, invece, esso risulterà insufficiente nel completo processo di gestione digitale dei documenti contabili e se non sfrutterà tutte le possibilità che un servizio del genere potrebbe fornire. Quindi, pur salutandola come un’opportunità apprezzabile, la speranza è che gli utenti non debbano presto trovarsi ad esprimere giudizi sulla qualità dell’offerta di questi servizi gratuiti, allo stesso modo con il quale spesso si lamentano per l’insoddisfazione delle prestazioni sanitarie pubbliche.
In ogni caso, il provvedimento delle Entrate del 30 aprile prevede che, per chi aderirà ad un apposito accordo di servizio, tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute attraverso il sistema di interscambio (Sdi) saranno conservate, a norma del Dm 17 giugno 2014 e secondo i termini e le condizioni riportati nell’accordo di servizio, mediante il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ed in conformità a quanto disposto dalle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale.
Al riguardo, non vi è dubbio che per le imprese non strutturate e per tutti quei contribuenti per i quali la nuova fattura elettronica non viene vissuta solo come un altro adempimento fiscale, ma come un maleficio di stregoneria ed un malocchio realizzato da un Fisco che vuole interferire sul suo cammino ponendo ostacoli e sventure, questo nuovo servizio gratuito potrebbe risultare sufficiente per gestire un processo di conservazione digitale. Tuttavia, esso difficilmente potrà soddisfare tutte le esigenze di gestione digitale che servono ad aziende importanti per valorizzare tutto il patrimonio documentale e tutte le informazioni di gestione ritraibili dal processo di digitalizzazione delle scritture contabili dell’azienda.
Si pensi, ad esempio, a come i documenti informatici possano far estrapolare dal loro contenuto i c.d. “metadati”, ovvero le chiavi di ricerca “informatiche” per classificare documenti, trattarli con omogeneità, fare ricerche per trovare informazioni comuni e semmai collegare anche più documenti.
Per le aziende maggiori, quindi, ove il servizio offerto dalle Entrate non consentisse tutto ciò il servizio di conservazione digitale delle fatture elettroniche limiterebbe l’utilizzo dei documenti conservati rispetto, invece, alle molteplici possibilità delle esigenze di gestione che i documenti digitali consentirebbero.
In altri commenti, ad esempio, è stato evidenziato come l’opponibilità a terzi in un contenzioso civilistico richieda, per far valere un credito in un decreto ingiuntivo, l’esibizione oltre alla fattura elettronica anche dell’estratto autentico del libro giornale in cui è riportata la rilevazione contabile del credito, documentazione che sarebbe alquanto complicata da produrre.
Altresì, se le fatture elettroniche ricevute fossero conservate esclusivamente presso le Entrate, non sarebbe più possibile tutto quello che la risoluzione 52/E del 17 giugno 2010 ha risolto in ordine alle problematiche di gestione virtuale delle fatture passive soggette ad agevolazioni fiscali e/o finanziamenti pubblici, laddove era stata ammessa la possibilità gestire un processo diretto a garantire l’apposizione dell’annotazione richiesta per ottenere le agevolazioni fiscali, con la creazione di un documento informatico di timbratura da associare alla fattura oggetto di agevolazione e da trasferire insieme a questa in conservazione digitale.
Infine, però, l’aspetto forse più divertente della questione (se non potesse diventare anche critico) è quello legato alla circostanza che, affidandosi alla conservazione dell’Agenzia delle entrate, i documenti oggetto del controllo, in caso di contenzioso, sarebbero già detenuti e conservati non già presso un terzo qualsiasi, ma proprio presso la controparte adibita al controllo fiscale e contabile di quei documenti. Prima, allora, di affidarsi al servizio della mutua digitale e di decidere di non investire in innovazione tecnologica, non ci si dimentichi mai, con buona pace di Peter Pan, che al mondo potrebbe non bastare solo fede, fiducia e polvere fatata.
Nessuno, infatti, dubita dell’onestà intellettuale dell’Agenzia delle entrate, ma, prima di affidare la conservazione a qualsiasi controparte di un potenziale contenzioso i documenti che potrebbero diventare anche prove a sfavore, forse sarà utile riflettere se non sia preferibile fidarsi solo di sé stessi … e neanche sempre.
