Premessa
I documenti fiscali possono essere conservati elettronicamente piuttosto che su supporto cartaceo. La relativa disciplina è contenuta nel D.M. 17/06/2014.
I documenti informatici sono conservati in modo tale che siano:
- rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso:
- la sede del contribuente, ovvero;
- il luogo di conservazione delle scritture dichiarato.
Termini di conservazione
Il processo di conservazione dei documenti informatici deve essere effettuato entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi come il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Al riguardo, è stato chiarito che il termine di tre mesi entro il quale procedere con la conservazione elettronica delle dichiarazioni e dei documenti fiscali scatta dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di formazione dei documenti medesimi.
Il termine è valido anche per i documenti rilevanti ai fini Iva, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.
Esempio
Contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1/1/16-31/12/16). Il termine per la conclusione del processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) è il 31/12/17.
Tuttavia, considerato che il termine per la presentazione delle dichiarazioni per il 2017 è stato differito al 31/10/17, la data ultima per effettuare la conservazione dei documenti informatici è il 31/1/18.
Nel caso in cui oggetto di conservazione sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento, per il calcolo del termine di scadenza per la conservazione occorre fare riferimento all’anno di produzione e trasmissione del documento.
Esempio
Per la dichiarazione annuale dei redditi 2017 (anno d’imposta 2016), posto che il documento è stato trasmesso nel corso del 2017, il termine di scadenza per la relativa conservazione coinciderà con il 3° mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta 2017, ossia il 31/12/18.
Per i soggetti il cui esercizio non coincide con l’anno solare, invece, i documenti rilevanti ai fini Iva riferibili all’anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
Esempio
Un contribuente con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (1/7/17-30/6/18) conserverà i documenti rilevanti ai fini IVA del 2017 entro il 3° mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31/12/17. Posto che la dichiarazione annuale dei redditi del citato periodo 1/7/16-30/6/17 deve presentarsi entro il 31/3/18, il termine di conservazione dei documenti IVA dell’anno solare 2017 sarà il 30/6/18, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 1/7/16-30/6/17.
È bene ricordare che, per effetto dell’art. 19-octies, co. 6 del D.L. n. 148/2017, inserito in sede di conversione avvenuta con la legge n. 172/2017, in cui effetti decorrono dal 6 dicembre 2017, la tenuta dei registri delle fatture emesse e degli acquisti di cui agli articoli 23 e 25 del D.P.R. n. 633/1972, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
Normativa
- M. 17/06/2014
- 7, co. 4-ter e 4-quater, del D.L. n. 357/1994
- 19-octies, co. 6 del D.L. n. 148/2017
Prassi
- Italiaoggi - videoforum sulla legge di bilancio e le novità fiscali del 24/1/18
- Risoluzione n. 9 del 29/1/18
- Risoluzione n. 46 del 10/4/17
