Negli ultimi anni, gli studi professionali stanno abbracciando con decisione la trasformazione digitale, consapevoli dei benefici che la tecnologia può portare in termini di efficienza operativa e miglioramento dei servizi offerti. Tuttavia, prima di procedere con la digitalizzazione, è fondamentale che gli studi si preparino culturalmente e organizzativamente per affrontare questo cambiamento in modo disciplinato e ordinato.
Tentare la strada del “salto quantico” imponendo ad uno studio analogico una trasformazione digitale forzata e immediata può invece essere estremamente rischioso e comportare importanti traumi organizzativi e crisi di rigetto.
Prima di adottare nuove tecnologie, è essenziale che gli studi professionali eseguano un'analisi dettagliata dei processi di lavoro attuali, li mappino e imparino a utilizzare assiduamente le procedure analogiche così ottenute. L'organizzazione disciplinata dei processi interni, anche quelli secondari come la gestione delle risorse umane e la fatturazione, è il fondamento su cui costruire una trasformazione digitale di successo. Questo approccio permette di ridurre l’incertezza organizzativa, identificare inefficienze, standardizzare procedure e preparare il terreno per l'implementazione di soluzioni digitali. Una volta ordinata l’organizzazione, la digitalizzazione avviene in modo più naturale e meno traumatico.
La digitalizzazione dei processi interni coinvolge la scelta di strumenti digitali adatti, l'implementazione graduale e la formazione del personale. La gestione documentale, l'automatizzazione dei processi e l'adozione di sistemi integrati sono aspetti chiave. Monitorare costantemente l'efficacia dei processi digitalizzati e apportare miglioramenti continui sono parte integrante di questo percorso.
La trasformazione digitale non si ferma agli aspetti interni degli studi professionali. La gestione delle relazioni con i clienti è altrettanto cruciale. Dall'implementazione di sistemi CRM all'utilizzo di piattaforme online per il recupero crediti, la digitalizzazione della relazione con i clienti contribuisce a offrire un servizio più efficiente, personalizzato e orientato al cliente. Anche in questo caso però è opportuno partire da regole condivise di ingaggio con il cliente, programmi di proattività, semplici schede per rilevare i desiderata dei clienti. Solo dopo potremo costruire una modalità di interazione smaterializzata che sia realmente efficace, efficiente e competitiva.
La trasformazione digitale richiede un previo cambiamento culturale e organizzativo, rispetto al quale gli studi sono spesso totalmente sordi. Prima di investire sull’hardware e sul software, gli studi professionali devono promuovere una mentalità aperta al cambiamento, offrire formazione continua e favorire la collaborazione interna. I professionisti, collaboratori e dipendenti devono essere pronti a adattarsi, aggiornare le proprie competenze e adottare una disciplina di lavoro che faciliti la transizione digitale.
Un brusco passaggio da metodi di lavoro analogici a quelli digitali può invece comportare diversi rischi che vanno al di là delle sfide tecniche. È importante considerare attentamente questi rischi per pianificare una transizione più fluida e mitigare potenziali impatti negativi.
In particolare forzare la mano a livello di cambiamenti organizzativi o di software utilizzati può portare ad ammutinamenti e a esodi del personale e dei collaboratori dello studio.
Nello stesso tempo uno studio non può considerarsi ostaggio delle modalità lavorative non più efficaci ed efficienti dei propri collaboratori.
In conclusione, il percorso verso la trasformazione digitale negli studi professionali richiede un impegno collettivo. Ordine, disciplina, formazione e una cultura aperta al cambiamento sono gli elementi chiave per una transizione di successo. La trasformazione digitale non è solo adottare nuove tecnologie, ma un abbracciare un nuovo modo di lavorare e interagire con il mondo moderno.
