Gli studi dei consulenti del lavoro e dei commercialisti sono tra le strutture organizzative che più possono beneficiare dall’introduzione di procedure uniformi di lavoro.
La mappatura e la messa per iscritto dei processi di erogazione delle prestazioni professionali permettono infatti di appianare le differenze tra gli addetti, di razionalizzare i controlli effettuati, di valutare quali passaggi è possibile efficientare o informatizzare, di rendere operativi più rapidamente i nuovi assunti e di rendere le persone più intercambiabili, evitando il formarsi di competenze rare.
Le procedure di lavoro svolgono un ruolo fondamentale negli studi professionali. Definiscono i passaggi chiave da seguire per svolgere le attività in modo efficace, riducendo gli errori e garantendo la coerenza. Questo è particolarmente importante quando si tratta di servizi fiscali, contabili e di gestione amministrativa del personale, dove la precisione è essenziale.
Non è sempre agevole intervenire per l’elaborazione delle procedure, soprattutto negli studi di minore dimensione, nelle quali ogni ora dedicata alla pianificazione deve poi essere recuperata altrimenti dagli addetti. Gli studi infatti possono beneficiare della redazione di procedure di lavoro, ma, come nella costruzione della terza corsia dell’autostrada, la loro redazione e messa in uso deve essere coordinata con le altre attività, che devono continuare ad essere svolte regolarmente.
Gli studi commerciali e lavoristici sono peraltro generalmente caratterizzati da una elevata stagionalità nell'attività prestata, specie con riferimento ai consuntivi annuali.
Una strategia che si è rivelata efficace, soprattutto in passato, è dedicare il periodo autunnale alla redazione e all'ottimizzazione delle procedure. In questo periodo, l'attività potrebbe essere meno intensa, consentendo ai professionisti di concentrarsi sulla standardizzazione e l'aggiornamento delle procedure.
Un’altra strategia, detta di just in time è quella di redigere le procedure esattamente quando servono. In questo modo si riesce a conciliare l’attività di stesura con quella delle campagne annuali che vengono anticipate dalla messa a punto delle relative procedure. E così ad esempio in uno studio di consulenza del lavoro si lavora oggi per mappare le operazioni di conguaglio di fine anno, mentre a dicembre si anticiperanno quelle relative all’autoliquidazione scadente a febbraio dell’anno prossimo e a gennaio si elaboreranno le istruzioni del modello CU.
Per evitare di interferire con le scadenze imminenti, grazie alla possibilità di operare a distanza mediante video riunioni, è possibile rendere più brevi o più rarefatti gli incontri durante i periodi di massima attività mantenendo un adeguato ritmo ed attenzione sul progetto procedure.
Un'altra opzione per evitare il fermo lavori durante i periodi di punta è la redazione delle procedure a consuntivo. Durante le riunioni di fine campagna relative alle scadenze annuali o dopo la conclusione di progetti di consulenza specifici di rilevante complessità, i professionisti possono riflettere a caldo sull'esperienza pratica maturata e utilizzarla per estendere le relative procedure. Questo approccio consente di adattare le procedure in base alle esigenze specifiche e alle sfide incontrate durante l'anno.
Nonostante tutte queste tecniche, possiamo avere la sensazione che il lavoro di messa a punto delle procedure sia troppo pesante da affrontare per lo studio. Ed in effetti la loro riscrittura ex novo può essere un impegno molto oneroso in quanto la stesura di alcune procedure chiave può comportare un impegno anche di molte ore lavorative, anche per esperti della materia. Le procedure di uno studio di amministrazione del personale e consulenza del lavoro possono arrivare a oltre le 70 unità, mentre quelle di uno studio di commercialisti di media-grande dimensione, che svolge tutte le attività previste dall’ordinamento professionale, anche ad oltre 100. E’ per questo che diventa fondamentale utilizzare delle procedure modello già elaborate e testate ed adattarle poi al caso concreto del singolo studio. Non più dunque una procedura completamente sartoriale, ma un pret-a-porter con un molto migliore compromesso tra la qualità ottenuta e il costo opportunità per lo studio.
Molti studi professionali hanno l’impressione di essere ormai impegnati tutto l'anno, per cui spesso non esiste per loro un periodo ideale per la redazione delle procedure di lavoro. Questo significa di solito la rinuncia tout court al progetto. In molti casi, i professionisti si trovano costantemente sotto pressione a causa delle scadenze fiscali, dei bilanci e delle esigenze dei clienti e nei periodi di bassa stagione recuperano i ritardi accumulati in quelli di alta stagione.
Paradossalmente, in queste situazioni, avviare il processo di redazione delle procedure il prima possibile può essere la scelta migliore. Invece di aspettare un periodo meno intenso, che con ogni probabilità non arriverà mai, i professionisti dovrebbero valutare di integrare gradualmente l'ottimizzazione delle procedure nel loro lavoro quotidiano. Ecco alcune considerazioni importanti:
- Priorità e Pianificazione: Sebbene non ci sia un periodo ideale, è possibile stabilire priorità e pianificare il lavoro in anticipo. Ad esempio, è possibile dedicare parte del tempo a ciascuna settimana o del mese per lavorare sulle procedure. In questo modo, il carico di lavoro rimane gestibile.
- Iterazioni Incrementali: Le procedure di lavoro possono essere migliorate gradualmente. Ad ogni iterazione, è possibile apportare piccoli miglioramenti. Anche se non si può scrivere tutto in una volta, ogni piccolo miglioramento contribuisce a una maggiore efficienza nel lungo periodo.
- Coinvolgimento del Team: Coinvolgere il team nella redazione e nell'ottimizzazione delle procedure è importante perché ripartisce meglio la fatica dividendo l'onere. Ogni membro del team può contribuire, da solo o in piccoli gruppi, con le proprie esperienze e idee per rendere le procedure più efficaci.
- Strumenti Tecnologici: L'adozione di strumenti tecnologici, come software di gestione delle procedure o sistemi di gestione documentale, può semplificare il processo di redazione e consentire un accesso rapido alle procedure aggiornate.
In sintesi, la stagionalità nell'attività degli studi professionali può essere gestita con successo mediante la redazione e l'ottimizzazione delle procedure di lavoro. Questo approccio offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, qualità del lavoro e soddisfazione dei clienti. La pianificazione e l'aggiornamento delle procedure dovrebbero quindi diventare una parte integrante della strategia di gestione degli studi professionali. Nonostante la mancanza di un periodo ideale, l'ottimizzazione delle procedure di lavoro può essere integrata nel quotidiano degli studi professionali. Iniziare il prima possibile, pianificare con cura e adottare un approccio incrementale sono chiavi per affrontare con successo la sfida della stagionalità e migliorare l'efficienza operativa nel lungo termine.
